Im Handumdrehen freie Stellen besetzen, schnell hohe Kosten reduzieren und wertvolle Zeit ganz einfach zurück zu gewinnen. Das ist Recruiting, aber digitalisiert und automatisiert. Doch welche Möglichkeiten eröffnet ein digitales & automatisiertes Bewerbungsverfahren?

Üblicherweise bedeutet ein Bewerbungsverfahren einen großen Zeitaufwand für das Unternehmen.

Der durchschnittliche Aufwand pro Bewerber beträgt ca. 84 Aktionen, ca. neun E-Mails, ca. sechs Telefonate, ca. vier Absprachen, ca. zwei geplatzte Termine (teils ohne Absagen), ca. 42% unzufriedene Bewerber und ca. 3,5 Stunden Gesamtaufwand – und das am Ende dafür, dass die Hälfte der Mitarbeiter gerade mal zwei bis drei Monate im Unternehmen bleibt.

Insofern ist es verständlich, dass die Mehrheit der österreichischen Unternehmen nur eine abgespeckte Version dieses Bewerbungsprozesses durchführen, doch eine zu Erfolg führende Lösung ist dies nicht.

Eine Erfolgsgeschichte: Wie es ein österreichisches Familienunternehmen mit unserer Hilfe nach zwei Jahren vergeblicher Personalsuche geschafft hat, den Personalmangel zu beseitigen, die besten Bewerber aus 79 Bewerbungen pro Woche herauszufiltern und zwei qualifizierte Mitarbeiter einzustellen.

Die Belegschaft unseres Referenzkunden musste Überstunden machen: das Logistikunternehmen hatte 2 Jahre lang vergeblich versucht, qualifizierte LKW-Fahrer zu finden.  

Wir haben das Recruiting in drei Schritten effektiv digitalisiert und automatisiert:

• im ersten Schritt haben wir die Stellenanzeige überarbeitet und einen digitalen und automatisierten Bewerbungsprozess eingeführt. 
• Im zweiten Schritt haben wir die Zielgruppe des Unternehmens definiert und Anzeigen auf Social Media geschaltet. 
• im dritten Schritt haben wir dann einen Filter in Form eines Qualifikations- und Persönlichkeitstest in das digitale Recruiting integriert – so blieben am Ende nur die für diesen Job qualifizierten Bewerber.

Das Ergebnis schlug ein wie eine Bombe! Nach nur 1 Woche bekam das Unternehmen 79 Bewerbungen, wovon wir durch den digitalen und automatisierten Bewerbungsprozess 8 qualifizierte Bewerber herausfiltern konnten und dem Unternehmen übergeben konnten.

Daraus sind in nur einer Woche zwei Einstellungen passiert und das bei einem LKW-Fahrer-Mangel! Es war also ein minimaler Aufwand für einen maximalen Nutzen – und das Ganze in nur einer Woche von der Veröffentlichung des Inserats bis zur Einstellung der neuen Mitarbeiter.

Vorteile eines automatisierten und digitalisierten Recruitings

Hier alle Vorteile des automatisierten und digitalen Bewerbungsprozesses auf einen Blick: 

• Weniger Zeitaufwand durch ressourcenschonender Personalarbeit auf Spitzenniveau. Bewerberinformationen sind schnell auffindbar. Es erfolgen eine automatische Stellenveröffentlichung und ein optimales Bewerbermanagement. Im durchschnittlichen Bewerbungsverfahren werden ca. 60 Minuten eingespart. Bei 100 Bewerbungen ist das schnell mal eine Vollzeitbeschäftigung, also kann die Zeit der verantwortlichen Mitarbeiter produktiv – anstatt mit sinnlosen wiederkehrenden Aufgaben – genutzt werden.

• Es gibt immer passende Bewerber in Warteposition – mit einem Knopfdruck besteht Zugriff auf in Evidenz gehaltene Mitarbeiter, die sich im eigenen Talentpool (digitale Reservebank) befinden. Diese können schneller kontaktiert und dann auch eingestellt werden, da eine Bewertung der Qualifikation des jeweiligen Bewerbers bereits vorgenommen wurde.

• Es findet eine individuelle Bewerberansprache statt, aber verschiedene Ansprechpartner kommunizieren mit dem Bewerber automatisiert. Bewerber springen nicht ab und werden auch nicht verwirrt, denn sie fühlen sich gut aufgehoben, und die Conversion Rate (die Umwandlungsrate von Interessenten in Bewerber) kann dokumentiert werden. Jeder Bewerber wird berücksichtigt, keiner fällt durch das Raster. Es bleibt mehr Zeit für individuelle Fragen im Bewerbungsgespräch. Der schnelle Ablauf des automatisierten Prozesses und die professionelle Kommunikation mit dem Bewerber hinterlassen bei allen Bewerbern einen innovativen und hochprofessionellen Eindruck. Es sind Prozesse vorhanden, welche von alleine und kontrolliert ablaufen.

• Es besteht Chancengleichheit zu großen Unternehmen und Konzernen mit einer Prozesslösung für mehr Bewerber. Ein Mehrwert entsteht auch für kleine Unternehmen und für solche, die nur wenige Stellen im Jahr ausschreiben. Die Qualität der Produkte und Dienstleistungen steigt oder bleibt mit qualifizierten Mitarbeitern auf hohem Niveau – und damit wächst die Wettbewerbsfähigkeit. Durch mehr Mitarbeiter können mehr Kunden wieder zufriedenstellend bedient werden und dadurch steigen Umsatz (Einnahmen), Wachstum und Zufriedenheit.

• Das Unternehmen bleibt technologisch auf dem neuesten Stand und wächst mit den innovativen Ideen neuer Mitarbeiter – und kann so im Wettbewerb bestehen.  Kein neues System oder Programm muss gelernt werden, da die Recruiting-Software intuitiv zu bedienen und schnell einsatzbereit ist, weil keine IT-Kenntnisse notwendig sind.

• Kostensenkung im Recruiting-Budget, bei der Stellensuche, den Opportunitätskosten oder den Vakanzkosten. Kosteneinsparungen von ca. 40 % eines Jahresbruttogehalts pro ausscheidendem Mitarbeiter sind möglich. Zusätzlich ergibt dies – wenn man den Mitarbeiter halten kann – eine Zeitersparnis von durchschnittlich ca. 4,5 Monaten. Das Risiko einer Fehlbesetzung sinkt und die aus solchen Fehlern resultierenden Kosten von bis zum Dreifachen eines Jahresgehalts können eingespart werden.

• Die Einstellung von Mitarbeitern ist skalierbar, es entsteht kein Zeitverlust. Mehr Auswahlprozesse sind möglich, die Stellen können passgenau mit den richtigen Talenten besetzt werden. Selbst in Branchen, in denen allgemein bekannt ist, dass es kaum noch Anwärter gibt, können Arbeitgeber aus mehreren Bewerbern wählen. Es gibt mehr A-Mitarbeiter im Unternehmen durch gezieltes Abwerben.

• Die Kollegen sind hochzufrieden durch ausreichend Personal, welches Überstunden oder Mehrarbeit auffängt und den einzelnen somit entlastet.  Durch Rechtemanagement wird effiziente und geordnete Teamarbeit im Recruitingprozess ermöglicht. Unternehmer und Personaler haben wieder Spaß beim Mitarbeiterfinden. Die Zufriedenheit der bestehenden Belegschaft wird gesteigert.

• Der Grundstein zur Automatisierung im Unternehmen wird gesetzt, damit Geschäftsabläufe in Zukunft weitestgehend standardisiert, skaliert und digitalisiert werden können. Mitarbeiter werden ausgelastet, aber nicht überlastet. Keine Betriebsunterbrechungen durch Fachkräftemangel, es wird eine höhere Wirtschaftlichkeit geschaffen. Neue Aufträge können angenommen, bestehende Aufträge fristgerecht fertiggestellt und Verträge eingehalten werden.

• Rechtskonformität:  DSGVO-konforme, rechtssichere Recruitingprozesse – mit zentraler Bewerberdatenverwaltung, automatisierten Löschroutinen im Unternehmen, der Abschaffung von Kontaktformularen auf der Karriereseite, sowie der Abschaffung der bewerbung@-E-Mail-Adresse – werden generiert.

• Die Sichtbarkeit und die automatische Reichweite am Stellenmarkt wird erweitert: Bewerber können die Stelle im Webbrowser speichern und mit Freunden per E-Mail oder Social Media teilen. Es wird die für die Zielgruppe passende Jobbörse gefunden. Stellenanzeigen werden mit einem Klick im Internet günstig und mit viel Reichweite veröffentlicht. Zudem ist das kostenlose Teilen von Stellenausschreibungen in zielgruppenspezifischen Social-Media-Jobgruppen oder Fachgruppen nahezu ohne Streuverluste und ohne Social-Media-Kenntnisse möglich. Man erreicht automatisch mehr Bewerber durch die Anzeige der Stellenausschreibung auf mobilen Endgeräten und durch die Abschaffung der Bewerbungen per E-Mail, beziehungsweise der PDF-Stellenausschreibungen.

Was könnte man mit der Ersparnis alles anfangen?

Stellen Sie sich einmal vor, Sie hätten rund eine Million Euro mehr an Budget zur Verfügung. Was würden Sie damit tun? 

Ausbau von Active Sourcing, strategische Personalplanung, Benchmarking, Zielgruppenanalyse, interne und externe Netzwerkarbeit, Optimierung und Schärfung der Arbeitgebermarke …

… und vieles mehr. Fangen Sie doch gleich einmal an, darüber nachzudenken, wie Sie in Zukunft das eingesparte Geld und die eingesparte Zeit am besten einsetzen können, wenn Sie Ihren Bewerbungsprozess modernisiert haben.

• Recruiting von heute bringt Ihnen mehr Mitarbeiter und dadurch können Sie mehr Kunden wieder richtig bedienen und Ihr Umsatz und Zufriedenheit steigt. Sie sichern nachhaltig Wachstum und Gewinn für Ihr Unternehmen.
• Mit passenden Strategien und Systemen reduzieren Sie sofort unnötige Kosten und gewinnen Freiräume. Nebenbei erfüllen Ihnen passende Mitarbeiter Ihren Qualitätsanspruch und Sie steigern Ihre Wettbewerbsfähigkeit.
• Mit unserer Methode erreichen Sie erfolgreich Ihre Wunsch-Mitarbeiter durch bessere Sichtbarkeit am Arbeitsmarkt. Gleichzeitig unterstützt Sie unser System bei der schnelleren und einfacheren Stellenbesetzung.